S.S. AKDENİZ – ÇALKAYA

KOOPERATİFLER BİRLİĞİ

İDARİ VE MALİ

YÖNETİM

TEMEL BELGESİ

Mayıs.2006

İÇİNDEKİLER

1. BELGENİN AMACI VE KAPSAMI

2. ORGANİZASYON ŞEMASI

3. YÖNETİM KURULU ÇALIŞMA ESASLARI

4. DENETİM KURULU ÇALIŞMA ESASLARI

5. YAZIŞMALAR

6. KARAR DEFTERİ ve YETKİLER

7. ÖN MUHASEBE SİSTEMİ

8. ARŞİV

9. BÜRO HİZMETLERİ

10. BİRLİK WEB SİTESİ

11. KOOPERATİFLER ENVANTERİ VE SORUN TESPİTİ

BÖLÜM I.

BELGENİN AMACI VE KAPSAMI

Bu belgenin amacı; s.s. AKDENİZ – Çalkaya Kooperatifler Birliği’nin idari ve mali yönetiminin temel ilke ve usullerini belirlemek; Birliğin Kurumsal bir yapı içinde faaliyetlerini sürdürmesini sağlamak ve Ulusal ve Uluslar arası standartlar içinde yapılanmasını oluşturmak ve Gerekli Kalite ve Standart Belgelerini almasını sağlamaktır.

Bu belge kapsamında, Birliğin Ana Tüzüğü ile üstlendiği görev ve fonksiyonların; objektif, verimli ve hızlı işlemesini sağlamak amacıyla;

ORGANİZASYON ŞEMASI

YÖNETİM KURULU ÇALIŞMA ESASLARI

DENETİM KURULU ÇALIŞMA ESASLARI

YAZIŞMALARA DAİR USUL VE ESASLAR

KARAR DEFTERİ VE İMZA YETKİLERİNE İLİŞKİN UYGULAMALAR

ÖN MUHASEBE SİSTEMİNİ OLUŞTURAN KAVRAMLAR VE UYGULAMALAR ZİNCİRİ

ARŞİV SİSTEMİNİN USUL VE ESALARI

BÜRO HİZMETLERİNE DAİR KURALLAR VE UYGULAMA ESASLARI

BİRLİK WEB SİTESİ TASARIM VE UYGULAMA ESASLARI

KOOPERATİFLER ENVANTERİ VE SORUN TESPİTİ ÇALIŞMASININ ESASLARI

Konularında, ayrıntılı bir model oluşturulmuştur. Bu Belgenin “yürütme” sorumluluğu Yönetim Kurulu Başkanı’nın ve Yönetim Kurulunun yetkisindedir. Bu belge bir tavsiye belgesi olmayıp; belirlenen kurallar, prensipleri ve uygulama örnek ve modelleri; birliği oluşturan organlar ve personel tarafından uygulanacak ve denetlenecektir.

Bu belge kapsamında, belirtilen usuller, formatlar, kurallar, Birliğin kurumsal işleyişini temsil eder. Bu nedenle, tümü ile ve eksiksiz uygulanması ve sistematik olarak denetlenmesi esastır.

Birliğin, tüm organları, yöneticileri ve çalışanları; bu belgede bulunan hususlarda hizmet içi eğitim alarak, uygulamanın ayrıntılarına vakıf olacaklardır.

Kooperatifler Birliği, ana tüzüğünde belirtilen amacı doğrultusunda; Çalkaya’da kurulmuş olan arsa ve yapı kooperatiflerinin içinde bulunduğu teknik, idari, hukuki sorunların çözümünde etkin görev almak; bu konuda Belediye’nin başlatmış olduğu çalışmaları desteklemek misyonunu üstlenmiştir.

Birliğin, nihai amacı, üye olan kooperatiflerin amaçlarına ulaşması için gerekli koordinasyonu sağlamak; denetimleri yapmak; üyelerin içinde bulunduğu, mülkiyet, imar, ruhsat, tapu, tahsis, iskan, bakım, işletme, inşaat, altyapı sorunlarını; idari, hukuki, teknik boyutları ile çözümlemek için faaliyetler göstermek; bu konularda başta belediye olmak üzere, ilgili resmi kurumlar nezdinde girişimlerde bulunmak; bu kurumların Birlik ve üyeleri lehine başlattığı ve yürüttüğü çalışmalara destek sağlamaktır.

BÖLÜM II.

ORGANİZASYON ŞEMASI

II.1. ORGANİZASYON ŞEMASI

	GENEL KURUL
	YÖNETİM KURULU	DENETİM KURULU
	BİRLİK BAŞKANI
MALİ MÜŞAVİR	TEKNİK MÜŞAVİR	HUKUK MÜŞAVİRİ
GENEL SEKRETER
ARŞİV GÖREVLİSİ	BÜRO GÖREVLİSİ	HİZMETLİ

II.2. GENEL SEKRETER

Birlik Genel Sekreteri, birliğin bordrosunda tam gün esasına göre çalışır ve Yönetim Kurulu Başkanı’nın emrindedir. Diğer Yönetim Kurulu üyelerinden doğrudan talimat alamaz ve uygulama yapamaz. Ancak, diğer yönetim kurulu üyelerinin, denetçilerin, mali, teknik ve hukuk müşavirinin istek, talimat ve önerilerini Birlik Başkanı’na bildirir ve Başkanın talimatlarına göre hareket eder. Genel Sekreter Birliğin İdari işleyişi ve Ön Mali Kayıtlarından sorumlu ve görevlidir. Bu Temel Belge ile düzenlenen tüm hususların uygulanması ve yönetilmesini sağlar. Ön Muhasebe Belge ve kayıtlarını bizzat tutar.

II.3. HUKUK MÜŞAVİRİ

Hukuk müşaviri, Yapılacak danışmanlık sözleşmesi ile aylık maktu ücretle, serbest meslek makbuzu mukabilinde; Birliğin Hukuki konularında danışmanlık yapar. Birlik aleyhine açılacak davalar ile Birlik tarafından açılacak davalarda Kooperatifin vekili olarak davaları takip eder. Davaların takibi için, yasal Baro ücret tarifeleri esas alınarak, tarafların anlaşacağı miktarda, ayrıca ücreti vekâlet ödenir. Danışmanlık görevi kapsamında, birliği faaliyet ve icraatlarının hukukiliği, yapacağı sözleşme ve protokoller konusunda inceleme yapmak ve mütalaa raporları sunmak bulunmaktadır. Hukuk müşaviri doğrudan Birlik Başkanına bağlıdır.

II.4. TEKNİK MÜŞAVİR

Teknik Müşavirlik hizmetleri; Birliğin çıkarları doğrultusunda, üye kooperatiflerin sorunlarının çözümlenmesi amacıyla yapılacak; etüt, harita, plan, proje işlerinin teklif alınmak suretiyle yapılacak ihaleler ve sözleşmelerle sağlanır. Bu suretle sözleşme yapılan Müşavirlik Firmaları, sözleşmeleri kapsamında bulunan işleri Birlik adına icra ederler. Bu firmalardan, Birliğin teknik konularında ek bir ücret ödenmeden görüş bildiren raporlar talep edilebilir.

II.5. MALİ MÜŞAVİR

Mali Müşavir, Birliğin resmi muhasebe kayıtlarından sorumludur. Birlikle yapacağı, aylık ücret bazında sözleşme ile Fatura karşılığında çalışma yapar. Mali Müşavir doğrudan Birlik Başkanına bağlıdır. Mali Müşavir, Maliye mevzuatına göre her türlü defter, kayıt ve belgelerin tanzimi ile görevlidir. Ayrıca, Kooperatifler Kanununa göre Genel Kurula sunulacak Mali Rapor ve Belgelerin tanzimi ile yükümlüdür.

II.6. BÜRO MEMURLARI

Birliğe Üye olan Kooperatiflerin, Sicil Dosyalarının açılması, Sorun Tespit dosyalarının açılması; bu dosyaların içinde bulunması gereken evrakın temini, dosyalar hakkında yapılan teknik çalışma ve kararların dosyalarda arşivlenmesi, ortaklara yapılacak duyuru ve tebligatların takibi; tüm dosya ve evrakın, Bilgisayar ortamında bilgi sistemlerine aktarılması, güncellenmesi ve takibi ile görevlendirilmek üzere; iki adet Memur çalıştırılacaktır. Bunlardan biri Teknisyen olacaktır. Memurların arasındaki görev taksimi, Birlik Başkanı tarafından tanımlanır ve Genel Sekreter tarafından yönlendirilir ve denetlenir. Büro memurları, Birliğin bordrosunda maaşlı olarak çalışırlar.

II.7. BÜRO HİZMETLİ

Birlik Merkezinin; temizliği, servis ve ağırlama hizmetleri, tüketim malzemelerinin takibi ve sağlanması, Büro demirbaşlarının iyi durumda ve bakımlı tutulması, büro hizmetlisinin görevidir. Büro hizmetlisi, doğrudan Genel Sekretere bağlı, birlik bordrosunda maaşlı olarak çalışır. Büro görevlisinin yapacağı günlük ve periyodik işler; Genel Sekreter tarafından hazırlanan bir iş çizelgesi ile tanımlanır ve denetlenir.

BÖLÜM III.

YÖNETİM KURULU ÇALIŞMA ESASLARI

III.1. TOPLANTILAR

Yönetim Kurulu haftalık olarak toplanır. Toplantılar üye salt çoğunluğu ile yapılır. İki hafta mazeretsiz olarak toplantılara katılmayan üye için karar defterine karar yazılarak uyarı yapılır. Beş hafta toplantıya katılmayan üyenin istifası istenir ve yerine yedek üye alınır. Yıllık toplantıların yarısından fazlasına katılmayan üyelerinde istifa etmesi talep edilir. Bu hususta yasaların bağlayıcı hükümleri mahfuzdur.

Toplantılar Birlik Merkez binasında; yönetim Kurulunca kararlaştırılan günde yapılır. Birlik Başkanı Yönetim Kurulunu olağanüstü toplantıya çağırabilir.

Toplantılara Genel Sekreter oy hakkı olmadan katılır ve toplantı karar tutanaklarını tutar. Toplantının bitiminden sonra Yönetim Kurulu Başkanının onayı ile kararları, karar defterine yazar ve katılan üyelerin imzalamasını sağlar. Toplantı kararları, toplantının yapıldığı gün imzalanacaktır. Kararlar oy çokluğu ile alınır. Karara katılmayan üyelerin, karar defterine muhalefet şerhi yazmalarına izin verilmez. Ancak, karara atıf yapan, muhalefet şerhlerini Yönetim Kuruluna yazılı olarak bildirirler. Bu muhalefet şerh yazıları Birliğin gelen evrak defterine kaydedilir ve arşivlenir.

III.2. GÜNDEM

Yönetim Kurulu toplantılarının gündemi, Birlik Başkanının onayı ile Genel sekreter tarafından hazırlanır ve toplantıdan önce yazılı olarak Yönetim Kurulu üyelerine dağıtılır. Yönetim Kurulu toplantısının açılmasından sonra üyelerden gelen önerilere göre gündemde değişiklik yapılabilir.

III.3. KARARLAR ve KARAR DEFTERİ

Yönetim Kurulu kararı gerektiren zorunlu konular aşağıdaki gibidir.

• Birliğin yapacağı değeri bin YTL’yi geçen, mal ve hizmet alımı ihalelerinin açılmasına dair kararlar
• İhalelere ilişkin sözleşme ve eklerinden teşekkül eden ihale dosyalarının onaylanması
• Yönetim Kurulunun İhale komisyonu olarak, ihalelere ilişkin inceleme, değerlendirme ve ihale kararları,
• Birliğin yapacağı her türlü sözleşme ve protokoller,
• Birliği yapacağı her ödemenin, ödemenin yapılacağı yer ve miktarı ile ne suretle yapıldığı (kasa- banka havalesi ve çekle) bilgilerinin liste halinde karar yazılması.
• Genel Kurul toplantıları
• Üyeliğe kabul ve ihraç kararları
• Birlik personelinin işe alınması, çıkartılması, ödenecek ücret ve pirimler
• Demirbaş alımlarına dair kararlar, (alım işlemi yapılmadan önce)
• Birliğin yapmış olduğu yüklenim sözleşmelerinin sonucunda kabul işlemleri ve kesin hesaplarla dair kararlar

Yukarıda belirtilen zorunlu konuların dışında kalan gündem maddelerine ilişkin kararlar, Yönetim kurulu huzurunda, Genel Sekreter veya Yönetim Kurulundan seçilecek yazman üye tarafından Karar Defterine yazılarak, mühürlenir ve imzalanır. Karar Defterleri, Birlik Merkez Bürosunda, Kasa içinde muhafaza edilir. Karar defterleri, Genel Sekreterin sorumluluğu ve zimmetindedir.

III.4. AYLIK FAALİYET RAPOR VE BÜLTENLERİ

Yönetim Kurulu Başkanı, geçen ay içinde yapılan faaliyetler ve alınan kararları özetleyen; “aylık Faaliyet Raporu” nu Genel Sekreter vasıtası ile düzenler. Bu rapor, Birliğin WEB sitesinde yayınlanır ve Yıllık Faaliyet Raporunun hazırlanmasına esas teşkil eder.

III.5. YILLIK FAALİYET RAPORU

Yıllık olağan Genel Kurul Toplantısına sunulmak üzere, Yönetim Kurulu tarafından, Birlik Başkanının sorumluluğunda “Yıllık Faaliyet Raporu” düzenlenir ve ana tüzük hükümlerine göre işleme konulur.

III.6. YILLIK MALİ BELGELER

Yıllık Olağan Genel Kurul Toplantısına sunulmak üzere, düzenlenecek mali belgeler, Her yıl sonu itibariyle, ertesi yılın Ocak ayı sonuna kadar, Genel Sekreterlik takibinde; mali Müşavir ve denetçiler tarafından tanzim edilerek, Yönetim Kuruluna sunulur.

BÖLÜM IV.

DENETİM KURULU ÇALIŞMA ESASLARI

IV.1. AYLIK DENETİM ÇALIŞMALARI

Denetim Kurulu aylık olarak, en az bir kez toplantı yapar. Toplantılar üç denetçiden en az ikisinin ve oy hakkı olmadan Genel Sekreterin katılımı ile yapılır. İlk toplantıda, Denetim kurulu başkanı seçilir. Kararlar oy çokluğu ile alınır. Oyların eşitliği halinde, başkanın oyu çift sayılır. Denetim Kurulu aylık toplantıları sonucunda, aylık denetim raporu düzenlenir. Raporlar toplantı sonunda, genel sekreter tarafından düzenlenir ve Denetim Kurulu tarafından imzalanır.

Aylık denetimlerde; Birliğin; Haftalık Ödeme Planları, buna bağlı olarak düzenlenen Ödeme Emri fişleri, ödemeler karşılığında alınan fatura veya sarf belgelerinin mali mevzuata ve rayiç fiyatlara uygunluğu; Aylık Hesap Kapatma Belgesi; kasa hesabı ve defteri; Baka Hesapları ve hareketlerinin harcamalarla uyumu kontrol ve paraf edilir.

Aylık denetim Kurulu raporları, genel Kurula sunulacak Yıllık Raporlara esas teşkil eder.2 Birliğin Genel kuruluna sunulacak, Yıllık Denetim Kurulu Faaliyet Raporu, Genel Kurul tarihinden üç ay önce tamamlanarak, Genel Sekreterliğe sunulur.

AYLIK VE YILLIK DENETİM RAPORLARI

IV.3. YILLIK MALİ RAPORLAR

Birliğin Muhasebe kayıtları, Mali Müşavir tarafından hazırlanan yıllık Mali Raporlar; ilgili döneminde; Denetim Kurulu tarafından incelenir ve bir rapor ekinde Yönetim Kurulu’na sunulur.

BÖLÜM V.

YAZIŞMALAR

V.1. GELEN/GİDEN EVRAK DEFTERİ

Birliğe gelen ve Birlikten giden tüm yazılar; Gelen ve Giden evrak defterine kaydedilir. Gelen ve Giden evrakın kaydedilmesi, Genel Sekreterin sorumluluğu altındadır. Birliğe Gelen her türlü evrakın alınması ile, üzerine alındı kaşesi basılır ve kaşe üzerinde yer alan; Tarih – Sayı – Dosya No. – Ekleri bilgileri elle yazılarak doldurulur ve Yönetim Kurulu Başkanına sunulur. Gelen evrakın, Başkan tarafından incelenmesinden sonra, üzerine yazılacak talimata göre işlem yapılır ve dosyasına kaldırılır.

V.2. GELEN/GİDEN EVRAK ARŞİVİ

Gelen ve Giden Evrak için arşivde ayrı ayrı kalın klasör açılır. Klasörün sırtına “GELEN EVRAK” veya “GİDEN EVRAK” yazılır; klasörün dolması halinde, yeni klasör açılır; her klasörün açıldığı tarih dosya sırtına yazılır ve dosya sırtına ayrıca, klasör sıra numarası yazılır. Gelen ve Giden Evrak arşivi, Birlik arşivi içinde, ayrı bir sıra ve bölümde muhafaza edilir.

V.2. ANTETLİ KÂĞIT VE YAZIŞMA ESASLARI

Birlik tarafından başkalarına yazılacak yazılar; Birliğin antetli kağıdı üzerine yazılır. Yazının “Konusu – Tarihi – Sayısı” verilir; yazı Birlik Başkanı tarafından imzalandıktan sonra, yazı Giden Evrak Defterine kaydedilir; bir sureti giden evrak dosyasına kaldırılır, yazının aslı gönderilir. Birlik adına yazı yazma ve gönderme yetkisi Birlik Başkanına aittir. Birlik Başkanının imzasını taşımayan yazı hiçbir nedenle, hiçbir şahıs veya kuruma gönderilmez. Yazışmalarda, genel yazışma kuralları ve formatına uyulur. Kooperatifin imza sirkülerindeki yetkilere göre, resmi kurum ve Bankalara yazılacak yazılarda çift imza bulunacaktır.

BÖLÜM VI.

KARAR DEFTERLERİ – YETKİLER

VI.1. YÖNETİM KURULU KARAR DEFTERİ

Yönetim Kurulu Karar defteri noter tasdikli ve her sayfası noterin imzasını taşıyan, sayfa numaralı şekilde tanzim ettirilir. Karar defterlerinin kapağına büyük punto ile “Sıra Numarası” yazılır. Karar defterinde kazıntı, silinti, ekleme, sayfa koparmaya izin verilmez. Karar Defterinin muhafaza edilmesi Genel Sekreterin sorumluluğunda olup, kilitli kasada muhafaza edilir.

VI.2. GENEL KURUL KARARLARI VE KARAR DEFTERİ

Her genel Kurul toplantısından sonra; Genel Kurul tutanakları Hükümet komiseri ve divan heyetinin imzalarını havi olarak düzenlenir. Genel Kurul tutanakları, Genel kurulda verilen önergeler, genel kurula katılan üyelerin imzalarını taşıyan Hazirun Cetveli bir dosya içine konulur ve Arşivde açılacak GENEL KURUL klasöründe muhafaza edilir. Klasörün dolması ile sıra numarası verilerek yeni klasör açılır. Genel Kurul Kararları; noter tasdikli; her sayfası sıra no ve noter mühürü taşıyan Genel Kurul Karar Defterine yazılır; divan heyeti tarafından imzalanır. Genel Kurul karar defterinin muhafaza edilmesi Genel Sekreterin sorumluluğu altında olup; kilitli kasada muhafaza edilir.

VI.3. İMZA SİRKÜLERİ

Yönetim Kurulunun değişmesi ve yeniden yapılan görev dağılımına dair kararın Yönetim Kurulu Karar defterine yazılması ve imzalanmasından sonra; Birliğin “İmza Sirküleri” noter tasdikli olarak yeniden düzenlenir ve ticaret siciline kaydettirilir. Bu işlem yapılmadan, yeni Yöneticilerin imza yetkilerini kullanmalarına izin verilmez.

BÖLÜM VII.

ÖN MUHASEBE SİSTEMİ

VII.1. HAFTALIK ÖDEME PLANI

Birliğin haftalık nakit akışı ve harcamalarını göstermek üzere Form 1 “Haftalık Ödeme Planı” düzenlenir. Örneği ekte verilen form üzerinde düzenlenecek “Haftalık Ödeme Planı”nda; Birliğin aktif ve pasifleri gösterilir. Ödeme Planı, her haftanın son günü, ertesi hafta için Genel Sekreterlik tarafından düzenlenir. Plan, Birlik başkanı tarafından incelenir ve ertesi hafta yapılacak ödemeler ve miktarları form üzerine yazılarak imzalanır. Ertesi hafta sonunda düzenlenen yeni Ödeme planında, geçen haftanın Ödeme planının uygulanması Birlik Başkanı tarafından kontrol edilir ve kontrol imzası ile onaylanır. Ödeme planının eksiksiz ve doğru bilgilerle düzenlenmesi esastır. Haftalık ödeme planları, dosyasında sırasına göre biriktirilir ve Birlik arşivinde açılacak klasörde muhafaza edilir. Ödeme planları Birlik Yönetim ve denetim kurulu dışındaki kimselere karşı gizlilik taşır.

VII.2. ÖDEME EMRİ

Haftalık Ödeme Planında onaylanmış olan her ödeme için ayrı bir ödeme emri (fişi) düzenlenir. Ödemeler, Saymanlık görevini üstlenen Birlik Genel sekreteri tarafından yapılır. Ödemenin yapılabilmesi için;

• Haftalık ödeme emrinde yer alarak, tahakkukun onaylanmış olması,
• Ödeme Emrinin düzenlenmesi ve Birlik Başkanınca imzalanmış olması,
• Kanunen geçerli sarf evrakının (fatura veya serbest meslek makbuzunun) eksiksiz ve mali mevzuata uygun olarak düzenlenmiş ve Saymana verilmiş olması,
• Ödeme Kasadan yapılıyor ise, ödeme yapılan şahsın; alacaklı olanın kendisi veya kanunen geçerli vekaletnameye sahip vekili olması

Şarttır. Bu koşullar aykırı olarak yapılan ödemelerden doğabilecek kayıpların sorumluluğu, saymana aittir.

VII.3. AYLIK BÜTÇE

Birliği aylık nakit akışı ve gelir ve giderlerini göstermek üzere Örnek form-3 “Aylık Bütçe” düzenlenir. Örneği ekte verilen form üzerinde düzenlenecek “AYLIK BÜTÇE”de; Birliğin aktif ve pasifleri gösterilir. Aylık Bütçe, her ayın son günü, ertesi ay için Genel Sekreterlik tarafından düzenlenir. Bütçe, Birlik başkanı tarafından incelenir ve onaylanır. Ertesi ay sonunda düzenlenen yeni Bütçede, geçen ayın bütçe uygulaması Birlik Başkanı tarafından kontrol edilir ve kontrol imzası ile onaylanır. Aylık Bütçenin eksiksiz ve doğru bilgilerle düzenlenmesi esastır. Aylık Bütçeler, dosyasında sırasına göre biriktirilir ve Birlik arşivinde açılacak klasörde muhafaza edilir. Aylık Bütçe formları, Birlik Yönetim ve denetim kurulu dışındaki kimselere karşı gizlilik taşır.

VII.4. AYLIK HESAP KAPATMA VE MİZAN

Her ay yapılan mali işlemlerin kontrolü için geliştirilen Örnek Form-4 ve 5 düzenlenir. Örnek Form-4 , AYLIK HESAP KAPATMA CETVELİ üzerinde, ay içindeki aktif ve pasif mali hareketlerin icmali yer almaktadır. Cetvel üzerindeki aktif ve pasif toplamlarının birbirine eşit olması gerekir. Aksi halde muhasebe ve ödeme kayıtlarında bir hata olduğu anlaşılır. Aylık Hesap Kapatma Cetvelindeki icmal bilgilerinin elde edilebilmesi için Örnek Form-5, Aylık Mizanlar formu düzenlenir. Bu form üzerinde, her ayın başından sonuna kadar gelirler-giderler ile geçen aydan ve gelecek aya devreden mali kaynaklar gösterilmektedir. Aylık Mizan ile ay içindeki tüm mali işlemlerin genel mizanı görülecektir. Aylık mizandan elde edilen tablo toplamları, Aylık hesap kapatma Cetvelinde istenen rakamlardır. Aylık Mizan ve Hesap Kapatma cetvelinin düzenlenmesi Genel Sekreterin sorumluluğu altındadır. Düzenlenen Belgeler, Yönetim Kurulunca incelenerek karar defterine onama kararı yazılarak onaylanır ve Cetvel ile mizan Birli Başkanı tarafından imzalanır. Aylık Mizan ve Hesap Kapatma cetveli Denetim Kurulu tarafından da incelenerek imzalanır. Belgeler, ayrı bir klasörde arşivlenir.

VII.5. ÜYELER CARİ HESAPLARI

Birliğe üye olan Kooperatiflerin Giriş aidatı, aylık aidatları, yönetim kurulu veya Genel Kurul kararı ile tahakkuk ettirilen maktu diğer katılım ve ödemeleri, düzenli olarak takip edilecektir. Resmi muhasebe defterlerinde Üye cari hesapları açılacak, aylık olarak cari hesapların dökümü rapor halinde Yönetim Kurulu’na sunulacaktır.

Birlik üyeleri için, genel sekreterlik tarafından kalamoza defteri açılacak ve üyelerin tüm ödemeleri alacaklı bölümüne; üyelerin tahakkuk eden borçları borçlu hesabına kaydedilerek, bakiyeleri banka hesap ekstreleri haftalık olarak alınarak işlenecektir.

Üyelerin borçları, her ayın sonunda liste halinde Yönetim Kuruluna sunulan raporda verilecektir. Ödemelerini geciktiren üyelerin, genel kurul kararı ile belirlenen aylık gecikme farkları, her ayın birinci günü, cari hesaplarına borç olarak kaydedilecektir. Ödemelerini iki aydan uzun süre geciktiren üyeler hakkında Yönetim Kurulu Karar defterine karar alınarak, yazılı uyarı yapılacaktır. Üç kez üst üste yapılan yazılı uyarıdan sonra, üyelikten ihraç kararı alınır. İhraç edilen üyelerin hesapları Birlik Ana Tüzüğüne göre tasfiye edilir. Ödemelerin gecikmesi nedeni ile yapılan yazılı uyarı masrafları (noter masrafları dahil) üyelerin cari hesabına borç olarak yazılır.

VII.6. DİĞER CARİ HESAPLAR

Birliğin açık hesap usulü ile alışveriş yaptığı müesseseler (esnaf, tücacar) ile Sözleşme ile mal ve hizmet aldığı kuruluşlar için cari hesap açılır. Bu kuruluşların tahakkuk eden hak edişleri veya teslim ettikleri mal ve hizmet karşılıkları, cari hesaplarına alacak olarak yazılır. Yapılan ödemeler ise cari hesaplarına borç olarak yazılır. Cari hesap bakiyeleri sürekli olarak hesaplanır. Cari hesaplar üzerinden yapılan ödemeler de, Ödeme emri ve ödeme kurallarına uyulur. Kanuni belge olmadan ödeme yapılmaz. Avans verilmez.

VII.7. BANKA HESAPLARI

Birliğin banka hesapları, Yönetim Kurulunun kararı ile açılır veya kapatılır. Banka hesaplarının ekstreleri haftalık olarak, döküm şeklinde alınır. Banka hesabından yapılan havale ve ödemeler ile çekle yapılan ödemeler, ön muhasebe ve cari hesap kayıtlarına haftalık olarak işlenir.

VII.8. ÇEK KULLANIMI

Birlik tarafından yapılan ödenmeler, günlük ve çok küçük ödemeler veya Antalya dışına yapılacak banka havaleleri dışında, mutlaka çekle yapılır. Çek karneleri, genel sekreterliğin zimmetindedir. Birlik bürosu dışına çıkartılmaz. Çekler, Genel sekreter tarafından, onaylanan ödeme emirlerine göre düzenlenir. Kesin bir zorunluluk olmadıkça hamiline veya vadeli çek tanzim edilmez. Genel Sekreterlikçe tanzim edilen çekler, Birliğin İmza sirkülerinde belirtilen iki yönetim kurulu üyesinin imzası ile ödeme yapılacak tarafa verilir. Çek üzerinde Birliğin mühürü bulunacaktır.

VII.9. KASA DEFTERİ–AVANSLAR VE MASRAF CETVELİ UYGULAMASI

Birlik Genel Sekreteri, SAYMAN OLARAK Birlik Kasasının sorumlusu olup, kasa hesabı zimmetindedir. Kasa hesabına, Birliğin günlük ve münferit ödemelerinin yapılması için 500 YTL’yi geçmeyen avans verilir. Sayman tarafından kasa defteri günlük olarak tutulacaktır. Kasa defteri, her sayfası sıra numaralı, Birlik mühürlü, Birlik başkanının imzası ile onaylı, defterdir. Kasadan yapılan ödemeler ile kasaya verilen avanslar deftere işlenir ve defter bakiyesi, mesai bitiminde günlük olarak kasa sayımı yapılarak kapatılır.

VII.10. RESMİ MUHASEBEYE EVRAK HAZIRLANMASI VE SEVKİ

Birlik Genel Sekreterliği, bu belgede tanımlanan ön muhasebe işlemlerini tamamlayarak, muhasebe ve sarflara ait yasal evrakı, Mali Müşavire sevk eder. Bu belgeler Mali Müşavir tarafından işlemleri yapılarak yasal defter ve kayıtlar işlendikten sonra, Genel Sekreterlikçe resmi muhasebe evrakı olarak arşivlenir.

VII.11. SSK VE MUHTASAR BEYANNAMEMELR

Sosyal Güvenlik kurumlarına verilecek bordro ve beyannameler ile, vergi ve muhtasar beyannameler Mali Müşavirlik tarafından düzenlenir ve resmi işlemlerden sonra, Genel Sekreterlikçe arşivlenir ve muhafaza edilir.

VII.12. DEMİRBAŞ DEFTERİ

Birliğa ait olan ve yasal olarak demirbaş sayılan varlıkların kayıt edildiği bir demirbaş defteri, Genel Sekreterlikçe tutulur. Birlik demirbaşları, her yıl sonunda sayım yapılarak kontrol edilir ve kaybolan veya tahrip olanlar tutanak düzenlenerek, Yönetim kurulu tarafından karar altına alınarak demirbaş kaydından düşürülür.

BÖLÜM VIII.

ARŞİV

Birliğin arşivi; ayrı bölümler halinde birlik merkezinde muhafaza edilir. Arşivde tek tip klasör kullanılır. Her bölüm için ayrı renk klasör kullanılır. Klasörlerin sırtında, Birliğin amblemi, ait olduğu bölüm ve klasör sıra numarası yazılır. Evrak, klasörlerin içinde telli dosyalar halinde muhafaza edilir ve düzgünlüğü korunur. Arşivden belgelerin çıkartılması halinde, bu belgelerin asılları birlik merkezi dışına çıkartılamaz. Ancak sureti alınarak, asıl evrak derhal dosyasına konulur. Arşivin tasnifi ve bölümleri aşağıdaki gibi olacaktır:

VIII.1. YAZIŞMA ARŞİVİ

Gelen ve Giden evrakın arşivlendiği klasörleri ihtiva eder.

VIII.2. MUHASEBE ARŞİVİ

Resmi Muhasebe Evrakını aylara göre ihtiva eder.

VIII.3. ÜYE KOOPERATİFLER SİCİL DOSYALARI ARŞİVİ

VIII.4. DİĞER BELGE VE EVRAK ARŞİVİ

Ortakların sicil ve mülkiyet dosyalarını; genel kurul tutanakları ve belgelerini; ve diğer her türlü evrakı ihtiva eder.

VIII.5. PROJE VE PAFTA ARŞİVİ

Birliğe ait her türlü proje, harita, paftalar için özel bir arşiv açılır. Paftalar rulolar halinde ve her rulo üzerinde belgenin niteliğini belirten açıklamalar bulunur.

VIII.6. KİTAP VE PERYODİK YAYIN ARŞİVİ

Birliğe ait her türlü; kitap, dergi, broşür vb. basılı belge ve evrak; kütüphane düzeninde ayrı bölümde arşivlenir.

BÖLÜM IX.

BÜRO HİZMETLERİ

IX.1. TELEFON – FAKS - İLETİŞİM

Birliğe ait telefonlar sadece birliğin hizmetleri amacı ile kullanılır. Birlik personeli, zorunlu hallerde sadece kent içi özel görüşmelerini yapabilirler. Kent dışı ve uluslar arası görüşmeler Genel Sekreterliğin onayı ile yapılabilir. Telefonla gelen aramalar ve talepler, düzenlenecek telefon pusulasına kaydedilir ve ilgilisine iletilir.

Faksla alınan belgeler, arşivlenmeden önce fotokopisi çekilir. Birliğin yakın ilişki içinde olduğu kişi ve kurumların telefon, GSM ve e-posta adresleri, bilgisayar ortamında arşivlenir. Bu telefon ve adreslere doğrudan mesaj ve ileti gönderecek yazılım enstale edilir. Yönetim Kurulu başkanının talimatı ile bu adres ve GSM lere toplu halde mesaj ve duyurular gönderilir.

IX.2. BÜRO MAKİNELERİ

Telefon, faks, bilgisayar, yazıcı, tarayıcı, fotokopi vb. Büro makineleri sürekli olarak temiz ve bakımlı tutulacak ve periyodik bakım ve ayarları yapılacak; bunlara ait kartuş, rulo, kağıt vb. sarf malzemelerinin yeterli stokları bulundurulacaktır.

IX.3. DEMİRBAŞLAR

Birliğe ait demirbaşlar özenli kullanılacak, kullanılır durumda olacaktır. Gerekli ise bakım ve onarımları yaptırılacaktır. Bu demirbaşlara kasıtlı ve ihmal sonucu zarar veren personelin ücretlerinden tazmin edilecektir.

IX.4. TEMİZLİK

Birlik bürosunun temizlik ve hijyenine özen gösterilecektir. Büronun günlük temizlik işleri ile Haftalık ve Aylık temizlik kalemlerini gösteren bir talimat hazırlanacak ve Büro Hizmetlisi bu konuda eğitilecek ve denetlenecektir.

IX.5. İŞLETME VE BAKIM

Büronun bütün olarak iletme ve bakımı sağlanacaktır. Her türlü arıza ve tahribat derhal giderilecektir. Bürodaki, yangın söndürme tüpleri ve cihazlarının periyodik olarak kontrolleri yapılarak, faal halde bulundurulacaktır.

BÖLÜM X.

BİRLİK WEB SİTESİ

X.1. www.akdenizcalkayakoop.com

Birliğin tüm faaliyetlerini yayınlayan, yapısal özelliklerini içeren ve birlik üyelerinin dosya ve sorunlarını içeren çözüm dosyalarını interaktif olarak kullanan bir arama motoru ile teçhiz edilmiş web sitesi hazırlanacaktır. WEB tasarımı ve üretimi profesyonel destek alınarak yaptırılır.

X.2. SİTENİN KULLANILMASI

Birlik WEB sitesinde; üyelerin ve ilgililerin katılımını sağlayacak; sorgulama ve arama olanakları bulunacak ve üyelerin görüş ve önerilerinin alınması, önemli konularda anketlerin uygulanabileceği olanaklarla donatılması sağlanacaktır.

X.3. SİTENİN GÜNCELLENMESİ

Web Sitesinin güncellenmesi sorumluluğu Genel Sekreterlik vasıtası ile; Birlik personelinden bir kişiye verilir. Güncelleme yapılacak metin ve içerik Birlik Başkanınca belirlenir ve denetlenir. WEB ortamında alınan mesajlar; yazılı metne indirilerek, Birlik Başkanlığına sunulur ve gerekli ise cevaplandırılır.

BÖLÜM XI.

KOOPERATİFLER ENVANTERİ VE SORUN TESPİTİ

Çalkaya Belediyesince başlatılmış olan “Sorun Tespit ve Çözüm Projesi” kapsamında; tüm Birlik üyeleri için dosya tanzim edilecek ve Belediye’nin belirlediği kurallar çerçevesinde işlem yapılmak üzere, dosyalardaki evrak tekemmül ettirilerek WEB ortamına aktarılacaktır.

EK I. HAFTALIK ÖDEME PLANI

AKDENİZ KOOPERATİFLER BİRLİĞİ

(21 – 27) TEMMUZ.2006

HAFTALIK ÖDEME PLANI

GELİRLER
KASA	MEVCUT				652,83
BANKALAR	HALK BANK ÜÇKAPILAR ŞB.
TOPLAM
KESİN GELİRLER		TARİH	BELGE	TUTARI
TOPLAM				0,00
BEKLENEN GELİRLER
YAYGIN ARSA VE KONUT YAPI KOOP.		24/07/2006	-	10,450,00
95 ARSA VE KONUT YAPI KOOP.		24/07/2006		4,000,00
HAVA – İŞ ARSA KONUT YAPI KOOP.		24/07/2006		1,550,00
BÜYÜK TOPÇU ARSA KONUT YAPI KOOP.		24/07/2006		1,550,00
TOPLAM				17,550,00
ŞÜPHELİ GELİRLER
TOPLAM
KANUNİ TAKİPTEKİ GELİRLER
TOPLAM
GENEL TOPLAM

DÜZENLEYEN	ONAYLAYAN	UYGULAYAN	KONTROL	DENETİM KURULU
H.Ali ÖZKANAT	Fuat Fikret AKTAŞ	Hasan Ali ÖZKANAT

AKB-FORM 1

AKB – HAFTALIK ÖDEME PLANI GİDERLER 21/07/2006 - 27/07/2006
	TARİH	BELGE	FATURA	MİKTARI	ÖDENEN	KALAN	ÖDENECEK	AÇIKLAMA
ÇEK/SENETLİ BORÇLAR
-	-	-	-	-	-	-	-	-
TOPLAM	-	-	-	-	-	-	-	-
KESİN GÜNLÜ BORÇLAR
STOPAJ (KİRA)	26/07/2006	-	-	394,00	0,00	394,00	394,00	-
MUHASEBE	27/07/2006	-	-	450,00	0,00	450,00	450,00	-
ADSL	27/07/2006	-	+	54,75	0,00	54,75	54,75	-
TELEFON	26/07/2006	-	+	164,00	0,00	164,00	164,00	T NO: 426 28 77
STOPAJ (İŞCİ)	26/07/2006	-	-	105,00	0,00	105,00	105,00
DAMGA VERGİSİ	26/07/2006	-	-	13,00	0,00	13,00	13,00
TOPLAM				1,180,75	0,00	1,180,75	1,180,75
AÇIK HESAP BORÇLAR
SEKRETER AVANS	21/07/2006	-	-	70,00	70,00	0,00	70,00
H.ALİ ÖZKANAT	21/07/2006	-	-	65,00	65,00	0,00	65,00	AKARYAKIT
DİĞER	27/07/2006	-	-	50,00	50,00	50,00	50,00	BÜRO GİDERİ
TOPLAM
İÇ BORÇLAR				185,00	185,00	50,00	185,00
TOPLAM
GENELTOPLAM